Emlak Ofisleri İçin Portföy Yönetimi ve İlan Portalı

Bu sisteme neden ihtiyaç duyuluyor?

Emlak ofislerinde veri kaybı sessiz gerçekleşir. Bir danışman gelen aramada müşterinin ne aradığını not eder, ama not onun defterindedir; iki hafta sonra tam o kritere uyan bir portföy geldiğinde kimse o müşteriyi hatırlamaz. Aynı şekilde bir mal sahibiyle yapılan görüşmenin geçmişi, verilen fiyat, yapılan görüntülemeler ve gelen teklifler dağınık kalır; danışman ofisten ayrıldığında bu bilginin çoğu onunla birlikte gider. Üçüncü kayıp ise ilan tarafında: aynı portföy sahibinden ve ilan sitelerine ayrı ayrı elle giriliyorsa hem zaman gider hem de fiyat güncellemesi bazı yerlerde unutulur, müşteri farklı sitelerde farklı fiyat görür ve güven zedelenir.

Portföy kaydı: ilandan daha fazlası

Sistemin merkezinde ilan değil portföy kaydı durur. Bir portföy kaydı; gayrimenkulün teknik bilgileri, konumu, tapu ve imar durumu notları, mal sahibi iletişim bilgisi, verilen yetki türü ve süresi, fiyat geçmişi ve o portföyle ilgili tüm görüşme kayıtlarını taşır. İlan, bu kaydın dışarıya gösterilen ve kısıtlanmış bir yüzüdür — mal sahibinin telefonu ilanda görünmez, tam adres yayınlanmaz, harita konumu mahalle seviyesine yuvarlanır. Bu ayrım hem KVKK açısından gereklidir hem de ofisin en değerli varlığı olan mal sahibi ilişkisini korur. Portföyü ilandan ayırmayan sistemler, ofisin veritabanını dışarıya açık hale getirir.

Talep kaydı ve otomatik eşleştirme

Ofise gelen her alıcı talebi bir kayda dönüşmelidir: aranan tip, oda sayısı, bütçe aralığı, tercih edilen bölgeler ve aciliyet. Sistem yeni bir portföy girildiğinde bu kayıtları tarar ve kriterlere uyan taleplerin danışmanlarına bildirim gönderir. Bu tek özellik, emlak ofislerinde en çok kaçırılan fırsatı yakalar: doğru portföy geldiğinde onu bekleyen müşteriyi hatırlamak. Eşleştirmenin katı değil esnek çalışması önemlidir — bütçenin biraz üstünde ama kritere tam uyan bir portföy, gösterilmeye değer. Bu yüzden eşleşmeyi ikili bir evet-hayır olarak değil, puanlı bir yakınlık listesi olarak kuruyoruz.

Harita üzerinde arama ve bölge çizimi

Gayrimenkul aramasında liste görünümü ikinci sıradadır; kullanıcı önce nerede olduğuna bakar. Portalın harita üzerinde çalışması, kullanıcının haritada bir alan çizip yalnızca o alandaki ilanları görebilmesi ve okul, hastane, sahil gibi referans noktalarına uzaklığı görebilmesi dönüşümü doğrudan etkiler. Teknik tarafta dikkat edilecek nokta, harita üzerinde yüzlerce işaretçinin performansı düşürmemesi için kümeleme kullanılması ve konum verisinin ilan detayına girmeden önce yuvarlanmış olmasıdır. Ev Hizmet uygulamasında konum yuvarlama ve harita katmanını sunucu tarafında kurduk; buradaki mantık aynıdır.

Danışman yönetimi, yetki ve prim

Birden fazla danışmanla çalışan ofiste sistemin cevaplaması gereken sorular nettir: hangi portföy kimin, kim kimin müşterisiyle görüşebilir, satış gerçekleştiğinde prim nasıl paylaşılır. Portföy sahipliği ve müşteri sahipliği ayrı ayrı tanımlanmalı, portföyü getiren ile satışı yapan farklı kişilerse prim paylaşımı sistemde tanımlı bir kurala göre hesaplanmalıdır. Rol ayrımı burada da kritiktir: bir danışman diğerinin mal sahibi iletişim bilgisini göremez. Bu kısıtları arayüzde gizleyerek değil, veri katmanında satır bazlı erişim kurallarıyla uyguluyoruz — Ev Hizmet panelinde dokuz rolü bu şekilde ayırdık.

Görüntüleme, teklif ve süreç takibi

Bir portföyün satışa giden yolu birkaç aşamadan geçer ve her aşamanın kaydı ofise değerli bilgi verir. Randevu planlanır, görüntüleme yapılır, danışman görüşmenin sonucunu not eder, teklif gelirse kaydedilir ve mal sahibine iletilir. Bu kayıtların toplamı iki soruyu cevaplar: bu portföy neden satılmıyor ve fiyat mı yüksek. On görüntüleme yapılıp hiç teklif gelmiyorsa sorun fiyattadır ve bunu mal sahibine veriyle anlatmak, tahminle anlatmaktan çok daha kolaydır. Süreç takibi ayrıca ofis sahibine danışman performansını objektif olarak gösterir.

İlan sitelerine aktarım ve fiyat tutarlılığı

Çoğu ofis kendi portalının yanında ilan sitelerinde de yayın yapar ve asıl zaman kaybı buradadır. Doğru kurgu, portföyün tek yerde yönetilip yayınlanacak kanallara oradan aktarılmasıdır; fiyat değiştiğinde tek yerden değişir. Aktarımın teknik olarak mümkün olup olmadığı tamamen hedef platformun sunduğu servise bağlıdır ve bu platformdan platforma değişir. Keşif aşamasında hangi sitelerde yayın yaptığınıza bakıp neyin otomatikleştirilebileceğini net söylüyoruz; otomatikleştirilemeyen kanallar için de en azından hazır metin ve görsel paketi üreten bir ekran kurulabilir, bu bile elle giriş süresini belirgin şekilde kısaltır.

Bu alanda yaptığımız iş

Döşemealtı Emlak için gayrimenkul danışmanlığına yönelik portföy yönetim sistemini geliştirdik. Bu sayfada anlatılan modüllerin tamamı o projenin kapsamında değildi; talep eşleştirme, prim hesabı ve ilan sitesi aktarımı gibi parçalar ofisin büyüklüğüne göre eklenen katmanlardır. Rol bazlı panel, satır seviyesinde erişim kısıtı, harita ve konum yuvarlama, randevu ve süreç takibi gibi çekirdek yapıları ise Ev Hizmet projesinde kurduk ve iki mağazada yayında çalışıyor. Emlak sistemi, aynı çekirdeğin portföy ve yetki kavramlarıyla yeniden düzenlenmiş hâlidir.

Sistemin Yaptığı İşler

Süreç Nasıl İşliyor?

1. 1

   Ofisin çalışma biçimini çıkarıyoruz

   Portföy nereden geliyor, kim kaydediyor, prim nasıl paylaşılıyor, hangi ilan sitelerinde yayın var. Yazılım bu haritanın üstüne kurulur.

2. 2

   Portföy ve ilan ayrımının tanımlanması

   Hangi alan dışarıya açılacak hangi alan içeride kalacak, konum ne kadar yuvarlanacak. KVKK tarafı burada karara bağlanır.

3. 3

   Panel ve portal

   Önce içeride çalışan portföy paneli, sonra dışarıya açık ilan portalı yayına alınır. Panel çalışmadan portalı açmak boş bir vitrin üretir.

4. 4

   Talep eşleştirme ve süreç takibi

   Alıcı talepleri sisteme girilmeye başladıktan sonra eşleştirme devreye alınır; eşleşme eşiği gerçek kullanımla ayarlanır.

5. 5

   Kanal aktarımı ve devir

   İlan sitelerine aktarım son fazda; hangi kanalın otomatikleştirilebildiği keşifte netleşmiş olur. Teslimde danışman eğitimi yapılır.

Ne Kadar Tutar?

Sıkça Sorulan Sorular

Karar Vermeden Önce Okuyun

Bu sayfa sistemin ne yaptığını anlatıyor. Aşağıdaki yazılar ise kararı nasıl vereceğinizi.

İlgili Hizmetlerimiz